erik-sinaga

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Prakerin

Dewasa ini didunia kerja, kesiapan calon tenaga kerja yang siap kerja, lebih-lebih dari dunia industri selalu menuntut efektifitas dan mutu kerja yang benar-benar produktifitas dan professional, sesuai dengan keahlian yang mereka miliki.

Untuk itu para lulusan sekolah menengah kejuruan (SMK) harus menyiapkan keahlian yang professional sendiri mungkin. Dalam rangka menghadapi perasingan-persaingan yang ketat baik secara formal maupun informal harus mengikuti perkembangan tekhnologi.

Salah satunya adalah siswa SMK diwajibkan PRAKERIN pada intansi-intansi atau dunia usaha, dalam rangka memberikan bekal pengalaman, baik ilmu pengetahuan tekhnologi maupun sosial.

1.2. Pengertian Prakerin

Praktek kerja industri adalah, suatu bentuk kegiatan yang memadukan antara teori dengan praktek. Peserta didik atau siswa pada dunia kerja secara jangka waktu tertentu, melalui tahapan pengamatan dan pelaksanaan kegiatan nyata.

1.3. Ruang Lingkup Pembahasan

Ruang lingkup pembahasan PRAKERIN ini terdiri dari, profil kantor, serta proses surat masuk dan keluar. Untuk itu, dalam laporan yang kami susun hanya terbatas pada pokok pembahasan tersebut di atas.

1.4. Maksud Dan Tujuan Praktek Kerja Industri

1. Maksud Praktek Kerja Industri

Maksud peraktek ini adalah memberikan motipasi atas dorongan kepada pekerja didik untuk mengenal dunia kerja yang sebenarnya atau nyata atau actual sesuai dengan program studi para siswa siswi, untuk diterapkan pada dunia kerja baik pada dunia kerja atau intansi pemerintahan. Diharapkan pula para siswa siswi lebih mengetahui aspek-aspek yang harus dipersiapkan apabila kelak lulus sekolah, sudah terbiasamenangani hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan.

2. Tujuan Peraktek Kerja Industri

a. Pemberian bekal pengalaman-pengalaman pada dunia kerja yang sebenarnya.

b. Untuk menambah wawasan dan pengetahuan siswa siswi terhadap dunia kerja.

c. Penerapan teori pada dunia kerja.

d. Memberikan masukan yang berkaitan dengan yang disekolah yang disekitarnya tidak sesuai dengan dunia usaha.

e. Melatih siswa siswi bekomunikasi dalam berbagai hal dalam bermasyarakat.

1.5. Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang dilakukan sebagai bahan dalam penyusunan laporan akhir praktek, antara lain :

1. Metode Wawancara

Metode ini merupakan cara dalam mengumpulkan data dengan menyajikan Tanya jawab yangberhubungan dengan judul laporan pada dunia usaha atau intansi pemerintah.

2. Metode Studi Pustaka

Merupakan cara pengumpulan data dengan berbagai bahan bacaan buku-buku sumber.

3. Metode Kerja Praktek

Pengumpulan data yang diperoleh para siswa siswi langsung pada objek pekerjaan ditempat PRAKERIN.

4. Metode Daftar Pertanyaan

Cara mengumpulkan data melakukan penyajian daftar pertanyaan-pertanyaan secara lisan baik tertulis pada dunia usaha atau intansi pemerintah.

1.6. Sistematika Laporan

BAB I PENDAHULUAN :

1.1. Latar Belakang PRAKERIN

1.2. Dasar Hukum Pelaksaan PRAKERIN

1.3. Ruang Lingkup Pembahasan

1.4. Maksud Dan Tujuan

1.5. Metode Pengumpulan Data

1.6. Sistematika Laporan

BAB II PEMBAHASAN :

1.1. Profil Kantor Kecamatan Caringin

1.2. Sejarah Kantor Kecamatan Caringin

1.3. Struktur Organisasi

1.4. Manajement

1.5. Asset Kantor

1.6. Proses Surat Masuk

BAB III PENUTUP :

1.1. Kesimpulan

1.2. Saran-Saran

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Profil Kantor Kec, Caringin

1. Kondisi Geografis

Kantor Kec, Caringin, berjarak 12 Km dari pusat kota Bogor, yang dibatasi oleh : sebelah barat dibatasi oleh Kec,Cijeruk, sebelah selatan Kec, Cigombong, sebelah timur oleh gunung pangrango, sebelah utara oleh Kec, Ciawi. Wilayah terdiri dari 12 desa ( 22 dusun, 80 RW dan 334 RT ).

Secara geografis terletak pada sebelah barat Bogor pada posisi 63’ 63; 07; bujur selatan dan 106⁰ 107⁰ bujur timur, pada ketinggian 400m diatas permukaan laut, dengan kemiringan berkisar 23-26,0 %, bangunan tengah kota Bogor dengan kemiringan 45⁰-60⁰ merupakan propinsi terbesar dari seluruh lahan kota.

2. Kondisi Demografis

luas wilayah kec, Caringin 5.729,9 Ha, keadaan hidrologinya pada umumnya sangat baik, hal ini dikarenakan daerahnya terletak pada daerah akufei yang produktif, ketingian permukaan air pada umumnya relative dangkal dengan ketinggian terendah mencapai 300m, dimusim kemarau. Disamping itu banyak sungai yang sangat berpotensi untuk mengairi baik untuk sawah maupun perikanan.

Keadaan iklim untuk wilayah Kec, Caringin dengan suhu udara berkisar 17⁰-30⁰ C, hujan berkisar 3.183 mm pertahun.

3. Kondisi Social Ekonomi

Kantor Kec, Caringin data jumlah penduduknya pada tahun 2006 sebanyak kurang lebih 109.357 orang terdiri dari 56.771 untuk laki-laki dan 52.586 untuk perempuan. Pada umunya masyarakat mengkonsumsi air bersih menggunakan PAM dan air sumur yang terlindungi serta listrik sebagai penerangan, dan bahan bakar elfiji sebagai bahan bakar untuk memasak. Dan sebagai kecil masih ada yang mengunakan minyak tanah. Itu merupakan, bahwa masyarakat sudah menyadari, akan kesehatan dengan lingkungan bersih.

Sarana perekonomian cukup maju dengan banyaknya took-toko, warung, kios, KUD dan bank.

a. Sarana Pendidikan Umum

b. Sarana Pendidikan Agama

a. Tempat Ibadah

b. Tokoh Agama

c. Sosial Keagamaan

karyawan wilayah kec, caringin, terdiri atas :

a. Pegawai negri sipil 21 orang

b. Pegawai honorer 4 orang

c. Sukarelawan 10 orang

Jumlah 35 orang

7. Kondisi Gedung Kantor

Kondisi gedung kantor ke,caringin pada saat ini dalam keadaan rusak ringan, yaitu kebocoran atap genting, namun pihak pemerintah setempat secara terus-menerus melakukan perbaikan untuk pintu dan pengecetan.

Kantor kec, caringin beralamat di Jl. Mayjen HE Sukma Kab, Bogor telp, (0251) 241392, dan letaknya strategis dekat dengan jalan raya dan mudah terjangkau oleh masyarakat. Status Kec, Caringin adalah hak milik pemda Kab, Bogor.

2.2. Sejarah Singkat Kantor Kec, Caringin

Kecamatan Caringin, sebelum menjadi perwakilan Kec,Ciawi (Kemanttren Caringin) berdiri sejak tahun 1976 dengan jumlah desa sebanyak 8 desa, yaitu :

1. Caringin

2. Lemah Duhur

3. Tangkil

4. Ciderum

5. Cinagara

6. Pasir Muncang

7. Ciherang Pondok

Kemudian memasuki pertengahan bulan mei 1981, dengan keputusan Gubernur jawa barat, kemantren Caringin berubah status yang tadinya perwakilan Kec,Ciawi, menjadi Kec,Caringin sampai sekarang.

Memasuki awal 1984, dengan perkembangan penduduk yang sangat pesat, beberapa desa mulai dimekarkan semula 8 desa menjadi 12 desa, adapun desa yang dimekarkan, yaitu :

1. Pasir Muncang Dimekarkan Dengan Muara Jaya

2. Caringin Dimekarkan Dengan Cimande Hilir

3. Lemah Duhur Dimekarkan Dengan Desa Cimande

4. Cinagara Dimekarkan Dengan Desa Pasir Buncir

Seiring dengan itu, Kec,Caringin sudah mengalami pergantian pimpinan denagn susunan sebagai berikut :

2.3. Struktur Oganisasi

Organisasi merupakan jalinan kerja sama antara dua orang atau lebih, untuk merumuskan program dan tujuan yang hendak dicapai.

Tujuan organisasi akan tercapai bila ada kejelasan antara tugas, wewenang dan tanggung jawab. Serta hubungan, kekuasaan hubungan anggota satu dengan anggota lainya, sehingga anggota yang terlibat didalam dapat memainkan perananya dengan fungsinya masing-masing untuk itu diperlukan adanya mekanisme kerja yang diatur dalam sebuah struktur organisasi.

Adanya susunan organisasinya adalah sebagai berikut :

1. Camat : Drs. Edi Mulyadi

2. Sekmat : Enday Zarkasyi,S.Sos

3. Kasie Pemerintahan : Rohmadin

Pelaksana : a. Mame

b. Lina Ristiawati

c. Budi Musyawan

d. Suryana

4. Kasie Trantib dan Humas : Adang Ansyori

Pelaksana : a. Yayan Saefudar

b. Iyep Hari Pudin

c. Dani Taufik

d. Syarif Hidayat

e. Ade Dedi Turyadi

f. Jejen Jaenudin

5. Kasie Perokonomian : g. Sobari

Pelaksana : Agus Mudrajat.S.

: a. Hj.Rachmawati,Spd,Mm.

b. Tedi Hermawan

6. Kasie Pembangunan : Ir.Udung Saedun,Mm

: a. Johan Martin

b. Madrais

c. Asep Saprijal

7. KESOS : Said Al Hidayah

Pelaksana : a. Mulyawan

b. Sugesti Darmaji

c. Mimin Suminar

d. Asaep Saepurohman

8. Sekretariat : Sekcam

a. Pelaksanan Kepegawaian : Dedi Sunardi,B.Ac.

b. Pelaksana Kepegawaian : Rina Bustomi

c. Pelaksana Keuangan : Edi Senijo

d. Pelaksana Arsiparis : Royani

e. Pelaksana Kearsipan : Sri Rahayu

f. Pelaksana Tata Usaha : Adang Sutisna

2.4. Manajement

Tugas dan Fungsi

Berdasarkan surat keputusan bupati kab.bogor No.7 tahun 2001, maka dalam melaksanakan tugas masing-masing personil di Kec,Caringin adalah sebagai berikut :

1. Camat

a. Menetapkan rumusan kebijakan operasional pemerintahan kecamatan

b. Meyusun rencana dan program camat.

c. Mengkoordinasikan kegiatan intansi dilingkkungan pemerintah kecamatan.

d. Menyelenggarakan kegiatan pemerintah, mengadakan pembangunan dan peningkatan pelayanan umum kepada masyarakat di kecamatan.

e. Melaksanakan upaya peningkatan koordinasi dan menjalin hubungan kerja yang harmonis, baik secara horizontal, vertical maupun diagonal dengan dinas atau intansi terkait baik dengan intansi pemerintahan maupun swasta dalam rangka kelancaran tugas.

f. Melaksanakan pembinaan terhadap pemerintahan kelurahan.

g. Melaksanakan bimbingan dan fasilitas terhadap pemerintah desa.

h. Melaksanakan monitoring dan evaluasi kegiatan pemerintah, pembangunan dan pelayanan umum kepada masyarakat di kecamatan.

i. Menyelenggarakan pelayanan umum kepada masyarakat.

j. Melaksanakan upaya peningkatan penggalian sumber pendapatan daerah serta pengamanan seluruh potensi sumber daya alam di kecamatan.

k. Pemeliharaan dan pembinaan ketentraman dan ketertiban.

l. Melaksanakan pembinaan dan pelayanan umum dilingkungan pemerintah kecamatan.

m. Menyelengarakan pelayanan administrasi dibidang pemerintah, sesuai dengan kewenangan camat.

n. Menuyun dan menganalisis kegiatan serta menyiapkan bahan laporan penyelenggaraan kegiatan pemerintah, pengendalian pembangunan dan pelayanan umum di kecamatan.

o. Melaksanakan sosialisasi tentang kebijakan pemerintah Kab, Bogor diwilayah kerja.

p. Memberi informasi saran dan pertimbangan mengenai pelaksanaan kegiatan pemerintahaan, pengendalian pembangunan dan elayanan umum diwilayah kerja kepada bupati.

q. Penyelengaraan ketata usahaan meliputi pembinaan kepegawaian, administrasi keuangan, rumah tangga dan administrasi umum termasuk kearsipan serta organisasi dan ketata laksanaan dilingkungan kantor pemerintah kecamatan.

r. Penanda tanganan naskah dinas, baik yang berbentuk perijinan dan nonperijinan serta rekomendasi berdasarkan limpahan tugas dan atau wewenang bupati.

s. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh bupati, sesuai bidang tugasnya.

t. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada bupati.

2. Sekretariat Kecamatan (Sekcam)

a. Meyusun rencana kerja sekertariat kecamatan.

b. Mengkompulasi rencana kerja dari setiap seksi dan secretariat kecamatan untuk dirumuskan dan disusun, sebagai rencana kerja pemerintah kecamatan.

c. Mengkoordinasikan perumusan dan penyusunan kebijakan operasioanal pemerintah kecamatan.

d. Memberikan pelayanan administrative kepada seluruh unit kerja dilingkungan pemerintah kecamatan.

e. Mengelola ketata usahaan dan kearsipan serta perpustakaan.

f. Mengelola administrasi kepegawaian kenangan kantor kecamatan peralatan dan urusan rumah tangga kantor kecamatan.

g. Membina disiplin pegawai dan kebijaksanaan pegawai.

h. Melaksanakan penataan kantor organisasi kesisteman pemeliharaan sarana dan prasarana kerja.

i. Menyiapkan produk hokum pemerintah kecamatan

j. Mengkompulasi data pemerintah pembangunan dan kemasyarakatan.

k. Memberikan pelayanan administrative kepada seluruh seksi.

l. Mempasilitasi pelaksanaan rapat-rapat dan penyusunan laporan hasil rapat.

m. Memelihara kecamatan kebersihan dan keindahan kantor dan lingkungan.

n. Memberikan saran dan pertimbangan kepada camat yang berkaitan dengan tugas-tugas kelestarian kepada camat.

o. Mempasilitasi pelaksanaan SOTKA dan administrasi pemerintah desa.

3. Seksi Pemerintahan

a. Menyusun rencana dan program kerja dibidang pelayanan umum.

b. Mengumpulkan, mengelola dan menyajikan pelayanan umum.

c. Melaksanakan pelayanan mengenai KTP, KK dan keterangan kependudukan lainya sesuai kewenangan camat.

d. Melaksanakan pelayanan IMB sesuai kewenangan camat.

e. Melaksanakan pelayanan rekomendasi HO/SITU sesuai kewenangan camat.

f. Melaksanakan pelayanan perizinan kecamatan.

g. Melaksanakan pelayanan pembuatan surat keterangan meliputi keterangan tidak mampu, keterangan kematian, kelahiran, keterangan pindah dan keterangan lainya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

h. Memberikan pelayanan rekomendasi dan perizinan lainya sesuai dengan ketentuan yang berlaku,

i. Melaksanakan monitoring kegiatan pelayanan.

j. Melaksanakan evaluasi kegiatan pelayanan.

k. Meyusun protap pelayanan dalam upaya mempercapat dan mempermudah pelayanan kepada masyarakat.

l. Memelihara / menjalin hubungan kerja yang harmonis baik vertical, horizontal maupun diagonal.

m. Menyiapkan bahan laporan camat dibidang pelayanan.

n. Melaksanakan tugas lain atas perintah camat sesuai denagan bidang tugasnya.

o. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada camat.

4. Seksi Pembangunan

a. Menyusun rencana dan program kerja seksi pembangunan

b. Mengumpulkan, mengelola dan menyajikan data atau program proyek pembangunan baik yang bersumber dari APBN atau APBD propinsi, APBD kabupaten, Swadaya masyarakat maupun sumber-sumber lainya.

c. Mempasilitasi musyawarah pembangunan tingkat desa dan menkoordinasikan perencanaan pembangunan desa.

d. Menyelengarakan musyawarah forum UDKP.

e. Memfasilitasi pembangunan prekonomian rakyat, peningkatan produksi dan kelancaran distribusi produksi.

f. Menggerakan, membina parsi partisipasi masyarakat dalam pembangunan.

g. Mempasilitasi pemerintahan desa dalam pengelolaan administrasi pembangunan.

h. Membantu, mengawasi pelaksanaan program atau proyek pembangunan ditingkat desa, kelurahan maupun kecamatan.

i. Memberikan pelayanan informasi pembangunan.

j. Mensosialisasikan program atau proyek pembangunan kepada masyarakat.

k. Menyiapkan bahan laporan camat mengenai program atau proyek pembangunan.

l. Menjalin hubungan kerja yang harmonis baik vertical, horizontal maupun diagonal.

m. Melaksanakan tugas lain atas perintah camat sesuai dengan bidang tugasnya.

n. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada camat.

5. Seksi Kegiatan Sosial

a. Menyusun rencana dan program kerja sesuai kesejahteraan sosial.

b. Mengumpulkan, mengolah dan menjanjiakan data dibidang agama sesuai budaya, kepercayaan adat istiadat, kepemudaan, kewanitaan, olahraga, keparawisataan dan bidang kesejahtraan lainya.

c. Mempasilitasi pembangunan secara prasarana keagamaan.

d. Memfasilitasi pemerintah dibidang kesejahtraan social.

e. Memfasilitasi pembentukan dan operasionalisasi lembaga kemasyarakatan dibidang agama dan dibidang kesejahteraan social lainya

f. Memfasilitasi PKK, organisasi pemuda, pramuka, pemberdayaan perempuan dan olahraga.

g. Memfasilitasi program keluarga berencana dan keluarga bahagia.

h. Mengupayakan penanganan dan penangulangan bencana.

i. Memfasilitasi lembaga adat, seni budaya dan kepariwisataan.

j. Memfasiliasi pengembangan obat dan pengobatan tradisional atau pengobatan alternative.

k. Menyelangarakan partisipasi masyarakat dibidang kesejahteraan social.

l. Membina pengembangan BAZIS

m. Menjalin hubungan kerja yang harmonis baik vertical, horizontal maupun diagonal.

n. Menyiapkan bahan laporan camat dibidang kesejahtraan social.

o. Melaksanakan tugas lain atas perintah camat sesuai dengan bidangnya.

p. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada camat.

6. Seksi Ketentraman Dan Ketertiban

a. Menyusun rencana dan program kerja ketentraman dan ketertiban.

b. Mengumpulkan atau mengelola dan menyajikan data dibidang ketentraman dan ketertiban.

c. Melaksanakan pemeliharaan ketentraman dan ketertiban diwilayah bersama aparat terkait.

d. Memfasilitasi pemerintah desa dalam pemeliharaan ketentraman dan ketertiban desa.

e. Penyelenggaraan peraturan daerah dan ketentuan peraturan yang berlaku lainya.

f. Memfasilitasi pengembangan perlindungan masyarakat didesa.

g. Menggerakan partisifasi masyarakat dalam pemeliharaan ketentraman dan ketertiban secara swadaya.

h. Melaksanakan penanganan kasus-kasus dibidang ketentraman dan ketertiban, serta menegakan peraturan daerah dan peraturan lainya.

i. Mengupayakan langkah antisipasi terhadap gangguan ketentraman dan ketertiban.

j. Memfasilitasi pengembangan kesatuan bangsa.

k. Membina satpol PP kecamatan.

l. Menyiapkan bahan laporan camat dibidang ketentraman dan ketertiban.

m. Melaksanakan tugas lain atas perintah camat sesuai dengan bidang tugasnya.

n. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada camat.

a. Meyusun rencana kerja dibidang seksi pendapatan daerah.

b. Mengumpulkan, mengolah dan menyajiakan data, pajak, retribusi dan sumber pendapatan daerah lainya.

c. Melaksanakan intensifikasi dan ekstensifikasi sumber pendapatan daerah.

d. Melaksanakan pemungutan, pengadministrasian penyetoran PBB dan pendapatan daerah lainya.

e. Memfasilitasi pemerintah dibidang PBB dan pendapatan asli daerah.

f. Melaksanakan evaluasi mengenai PBB dalam sumber pendapatan daerah.

g. Melaksanakan sosialisasi dibidang PBB dan dan pendapatan asli daerah.

h. Memberikan pelayanan informasi dibidang PBB dan pendapatan asli daerah.

i. Menjalin hubungan kerja yang harmonis baik vertical, horizontal maupun diagonal.

j. Menyiapkan bahan laporan camat mengenai PBB dan pendapatan asli daerah.

k. Pendapatan potensi sumber pendapatan asli daerah.

l. Melaksanakan pengkajian data potensi pendapatan daerah.

m. Melaksanakan tugas dan atau wewenang yang telah diberikan bupati kepada camat dibidang pendapatan daerah.

2.5. Proses Surat Masuk

1. Pengertian

Proses adalah suatu rangkaian tindakan, lanagkah perbuatan yang harus dilakuan oleh seseorang. Dan merupakan suatu cara yang tetap untuk mencapai suatu tahap tertentu, dalam hubungan mecapai tujuan akhir.

Surat itu mengandung arti selembar kertas yang bertulisan, yang berisi pesan atau keterangan. Sedangkan pengertian surat menurut administrasi yaitu alat untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak yang lain.

Buku agenda adalah buku yang berukuran folio yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar dalam jangka satu tahun.

Macam-macam buku agenda :

a. Buku agenda tunggal

adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus dengan nomor yang berurutan (campuran) pada tiap halaman untuk satu halaman.

adalah satu buku agenda untuk mencatat surat masuk dan satu buku untuk mencatat surat keluar.

adalah buku agenda untuk mencatat surat masuk disebelah kanan dan surat keluar disebelah kiri atau sebaliknya (nomor surat masing-masing sendiri).

2. Bentuk-Bentuk Surat

a. Bentuk resmi (official style)

b. Bentuk lurus (block style)

c. Bentuk lurus penuh (full block style)

d. Bentuk setengah lurus (semi block style)

e. Bentuk lekuk (indented style)

f. Bentuk menggantung (hanging paragraph)

3. Jenis Surat

a. surat pribadi

b. surat resmi

c. surat social

d. surat niaga

e. surat dinas

4. Tujuan dan Fungsi Surat

a. Tujuan menulis surat

1. Untuk menyampaikan informasi.

2. Untuk menyampaikan maksud dan tujuan sesuai dengan isi hati sipenulis

3. Mempercepat komunikasi

4. Menghemat biaya, waktu dan tenaga.

b. Fungsi Surat

1. Sebagai alat penghubung secara tertulis.

2. Sebagai bukti hitam diatas putih.

3. Sebagai alat pengingat.

4. Sebagai bukti sejarah.

5. Sebagai bahan dokumentasi.

6. Sebagai duta atau wakil

7. Sebagai jaminan keamanan.

8. Sebagai barometer atau tolak ukur

5. Prosedur Surat Masuk

a. Penerima

b. Penyortiran

c. Pencatatan

d. Penarahan dan penerusan

e. Penyampaian surat

f. Penyampaian berkas atau arsip surta masuk

Prosedur surat masuk dapatdilihat pada bagan berikut ini

Ekspedisi

6. Proses Surat Masuk

a. Langkah-langkah penanganan surat

1. Membuka amplop

Agar pelaksanaan tugas tersebut lebih rapih maka dalam membuka amplop menggunakan cara :

a. Tumpukan surat-surat yang akan dibawa dalam posisi miring kemudian melekatkan ditepi amplop yang akan dibawa.

b. Peganglah amplop dengan tangan kiri kemudian potong dengan menggunakan pisau pembelah atau gunting.

c. Letakkan amplop yang sudah dibuka

2. Mengeluarkan isi amplop

setelah amplop dibawa, kemudian oleh staf kepala administrasi mulai diproses surat-surat itu dengan mengambil satu persatu setiap amplop.

3. Memberi tanda waktu penerimaan surat.

4. Memberi peringatan kapan surat itu diterima.

5. Memberi peringatan kapan surat itu dibalas dengan segera.

b. Penggandaan Surat

Pertama-tama agendaris menggandakan surat kemudian mencatat surat tersebut disatukan dengan lembar disposisi dalam lembaran kartu kendali, kemudian surat tersebut diteruskan kepada pimpinan untuk diberi paraf dan pesan atau catatan-catatan lainya.

c. Pengurusan Surat Masuk

dalam pengurusan surat masuk ada dua kelompok, yaitu :

1. Surat Dinas

yaitu surat-surat yang dialamatkan kepada suatu organisasi atau pribadi.

2. Surat Pribadi

adalah surat yang ditunjukan kepada perorangan yang menjadi anggota organisasi atau perusahaan. Antara surat dinas dan surat pribadi ada perbedaan, yaitu :

Ø Surat dinas harus medapat perhatian sepenuhnya dari petugas yang bersangkutan.

Ø Sedangkan surat pribadi handy diserahkah kepada yang bersangkutan dan perlu juga diketahui kalau surat pribadi tidak dibenarkan memakai alamat kantor.

d. Penyortiran Surat Masuk

tugas pertama yang harus dilakukan adalah penyortiran surat-surat bagi pimpinan berdasarkan atas pentingnya surat-surat tersebut diketahui dengan cara :

1. Meneliti sumber surat

sumber surat dapat dari nama sipengirim, alamat atau stempel pos dari sumber tersebut dapat ddengan segera memprolehtanda-tanda penting tidaknya surat tersebut.

2. Meneliti cara penerimaan surat

cara penerimaan surat yang dipergunakan oleh sipengirim dapat pula memberikan petunjuk apakah itu surat penting atau surat biasa. Surat-surat yang bertumpuk penyortiran untuk yang penting-penting maka digaris bawahi kata-kata kalimat-kalimat yang dianggap penting lalu dipisahkan menurut beberapa macam kelompok diantaranya :

Ø Surat-surat dinas

surat dinas adalah sekelompok naskah dalam bentuk atau bentuk apapun yang dipergunakan sebagai sarana komunikasi yang erat hubunganya dengan kedinasan kantor yang biasanya dapat diketahui dengan segera.

Ø Surat-surat pribadi

Surat pribadi juga mempunyai cirri-ciri khusus yang dengan mudah dapat diketahui oleh kepala bagian kepala administrasi, apabila surat-surat cukup banyak dapat pula dipisahkan menurut bagian-bagian kelompok kegiatanya.

Ø Surat-surat bentuk iklan

Surat bentuk ini dapat pula diterima dalam berbagai ukuran juga bermacam-macam warna yang dimaksudkan hanya untuk menarik perhatian.

e. Prose Pengagendaan Surat Masuk

setelah surat dikeluarkan dari amplopnya kemudian dibukukan dan dicatat dan dimasukan kedalam buku agenda atau bisa juga dimasukan kedalam lembar pengantar dengan memberikan nomor surat masuk itu, inilah yang disebut mengagendakan surat masuk dan mengagendakan surat ialah agendaris penyortiran disebut juga pemeriksaan.

1. Tugas masing-masing penerima surat masuk adalah pertama harus memberikan dulu apakah itu surat rahasia atau surat biasa. Pengagendaan surat masuk terdiri dari agenda tunggal dan angenda ganda, setiap surat dipusatkan pada suatu bagian yaitu unit kearsipan.

2. Tugas peerima surat menyortir (memeriksa atau mengklasifikasikan apakah itu surat biasa, rahasia, kilat ataupun dinas).

3. Tugas kepala bagian surat, yaitu membuka lembar disposisi berikut isinya serta memeriksa refrensi atau surat yang baru datang dengan surat lama.

4. Tugas fungsi surat adalah untuk memudahkan penyimpanan dan penerimaan kembali arsip yang telah lama disimpan.

Adapun yang termasuk kedalam lembar disposisi, antara lain :

a. Indeks

b. Kode Surat

c. Nomor Surat

d. Tanggal penerimaan surat

e. Tanggal dan nomor surat masuk

f. Isi ringkas

g. Tanggal penyelesaian

h. Nomor penerimaan

i. Paraf

j. Catatan

k. Intruksi atau informasi

Setelah surat tersebut dicatat kedalam lembar disposisi lalu surat tersebut disatukan dengan surat yang asli setelah surat ditanda tangani pimpinan dan diberi cap oleh petugas penguasa surat, kemudian surat bersama lembar disposisi disimpan sebagai arsip.

1. Proses surat masuk pada kantor Kecamatan Caringin Kab.Bogor, adalah sebagai berikut :

Ekspedisi

BAB III

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

Praktek kerja industri (PRAKERIN) ini merupakan keharusan bagi para siswa sekolah menengah kejuruan sebagai salah satu persyaratan untuk mengikuti UAS atau UN dari hasil praktek di Kec, Caringin Bogor kami menyimpulkan :

1. Kantor kecamatan ini memiliki fungsi dan bertanggung jawab kepada bupati untuk melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan kemasyarakatan.

2. Kantor kecamatan ini terbagi dalam sub-sub bagian tertentu seperti kasi, pelayanan umum, kasi pendapatan, kasi trantib dan lain-lain.

3. Kecamatan caringin dalam memproses surat masuk masih menggunakan sistem agenda yang dilengkapi dengan sistem baru (sistem kartu kendali), apabila surat tersebut akan dilakukan penyimpanan.

3.2. Saran-Saran

1. Untuk pihak sekolah

Dalam memberi bimbingan kepada siswa, pembimbing sebaiknya mengontrol siswanya minimal enam kali selama kegiatan PRAKERIN yang maksudnya adalah agar bisa setiap berkonsultasi dalam mempersiapkan pembuatan laporan.

2. Utuk pihak instansi

Dapat terus dilaksanakan dikantor kec, caringin kab. Bogor dengan tujuan agar tercipta keselarasan antara dunia pendidikan dan dunia bekerja. Sehinga akan, melahirkan lulusan sekolah menengah kejuruan yang berkualitas.

3. Saran untuk peserta PRAKERIN berikutnya

Penyusun mengharapkan agar dalam melaksanakan PRAKERIN senan tiasa menjaga nama baik diri sendiri, keluarga dan sekolah dan cara bersikap dan bertingkah laku yang wajar dan mencerminkan umat beragama.

DAFTAR PUSTAKA

Gina Madiana, Dra (1995), Kearsipan, Bandung, Ammico.

Cut Riojanna, Dra (1994), Surat Menyurat dan Komunikasi Bandung, Angkasa.

Khoirun Muhammad, (2007), Panduan Penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan (PSG) Caringin.